Vodič za planiranje događaja



Ne pamte se događaji koji se pamte. Organiziranje i održavanje događaja zahtijeva planiranje. Bilo da se radi o konferenciji, seminaru ili danu zahvalnosti kupaca, te imate li tri tjedna za planiranje ili cijelu godinu, uspjeh vašeg događaja je u detaljima. Prikupili smo 42 savjeta za planiranje malih poduzeća od stručnjaka koji su iskusni u planiranju malih poslovnih događanja.

Planiranje događaja za male tvrtke: što prvo učiniti

1. Odlučite se o svojoj ciljanoj publici prije bilo čega drugog.   Prvi korak - prije nego što učinite bilo što drugo - trebao bi biti jasno definirati tko vam je ciljna publika. Iz toga će sve ostale odluke doći na svoje mjesto. Format, sadržaj, cijene, lokacija itd. Poteći će od prve odluke. Ovaj strukturirani pristup također će vam pomoći da ostanete usredotočeni na postizanje određenih ciljeva. Na taj način manja je vjerojatnost da ćete dozvoliti da opseg postane previše širok ili zalijevan.

2. Napravite popis pojedinosti - sve uključujući rasvjetu i javni prijevoz, do sadržaja i osvježenja.   Kad odlučite imati događaj, sve je važno. Od programskog sadržaja i rasvjete do prijevoza i parkiranja - sve se računa. A vaša će publika pripisati sve vama i… vašem brendu. Izrada popisa osigurava da stvari ne zaobiđete.

3. Imajte jasnu poslovnu svrhu održavanja događaja.   Prije nego što počnete planirati uspješan događaj, budite jasni zašto to radite. Zašto? Jer svaka odluka nakon toga trebala bi podržati vaš glavni cilj. Je li to generacija olova? Je li vaš cilj stvaranje svijesti o vašoj tvrtki ili određenom proizvodu? Vidite li glavnu svrhu kao razvijanje lojalnosti kupaca? Ili jednostavno želite zaraditi (što je i u redu)? I pobrinite se da je tim svjestan svrhe, tako da nemate "puzanje".

4. Pri planiranju pazite na ostale industrijske događaje.   Provjerite kalendar. Obavezno zakazajte svoj događaj na previše blizak odmoru ili popularnom odmoru. Važno je provjeriti i za druge događaje na koje bi mogli sudjelovati vaši ciljni polaznici.

5. Budite fleksibilni s promjenama veličine, lokacije i drugih detalja.   Kad uđete u proces planiranja događaja, otkrit ćete da se vaš događaj mijenja u veličini, lokaciji i na mnoge druge načine nego što ste prvobitno predvidjeli. To je prirodno i savršeno u redu, sve dok u prvom redu ne izgubite iz vida razlog zbog kojeg radite sve ove radove. Potrebna je određena fleksibilnost.

6. Znajte svoja ograničenja.  Svi znamo da je cilj izbaciti sjajan događaj uživo. U tom cilju također moramo biti svjesni onoga što realno možemo ili ne možemo - bilo da je riječ o proračunu… ili vremenski. Ako se odlučite izbaciti događaj uživo za tjedan dana, planirajte intimniju vezu. Za veliki događaj, treba se pripremiti nekoliko mjeseci unaprijed. Ako je proračun mali, možda ćete se morati suprotstaviti kreativnosti i mnogo posla koji radite sami.

7. Stvorite SMART ciljeve.  Uvijek započnite sa strategijom. Baš kao što grade bilo koji posao, tako i veliki događaji započinju s jakom, promišljenom i mjerljivom strategijom. Događaji uživo su nevjerojatan način dijeljenja vašeg branda, povezivanja s ciljanim tržištem, dobivanja povratnih informacija o svom proizvodu (i još mnogo toga!). Ali trebate znati što pokušavate postići. Držite se SMART ciljeva i ocrtajte ono čemu ciljate. Zatim pobrinite se da nastavite prema postizanju tih ciljeva.

Proračun za događaj

Proračun: Kako platiti svoj događaj

8. Razvijte "plan financiranja" za vaš događaj i procijenite brojeve.  Znate kako ćete platiti događaj. Većina događaja financira se sponzorstvima, prodajom ulaznica, internim marketinškim proračunima - ili kombinacijom sva tri. Kada kreirate proračun za događaj, morat ćete procijeniti koliko novca realno možete prikupiti iz svakog područja. Prije nego što rezervirate mjesto ili potpišete bilo kakav ugovor, dobro je prvo započeti s potpisivanjem sponzora. Ili započnite s prodajom ulaznica kako biste bili sigurni da postoji dovoljno interesa za vašu ideju kako biste je financirali.

9. Napravite troškovni proračun - i uštedite novac donacijama "u naturi".   Događaji obično koštaju više nego što prosječni vlasnik malog poduzeća misli - prvenstveno u pogledu mjesta održavanja, hrane i pića. Ne zaboravite da cijene sve dozvole i licence koje će vam biti potrebne. (Ovo je mjesto gdje vam planer događaja može pomoći da izbjegnete glavobolju.) Napravite sveobuhvatan popis svih troškova, a zatim istaknite područja na kojima mislite da sponzori mogu igrati ulogu ponuditi nešto „u naravi“. Što više radite s drugim robnim markama i partneri koji će ugostiti vaše događaje, što više možete uštedjeti.

10. Razmotrite crowdfunding kao novu opciju za prikupljanje novca za događaj.   Ako su ovo prvi puta pokretani događaji, koristite crowdfunding platforme da biste olakšali rizik. Objavljivanjem događanja na ovim platformama polaznici će se morati založiti za ulaznice za događaj koji će se održati. Ako nije ispunjen minimalni broj potrebnih sudionika, događaj se ne održava.

prazna soba - prisustvovanje događajima

Marketing: Navođenje ljudi na posjetu

11. Trebat će vam DETALJNI marketinški plan.  Napravite marketinški plan za događaj. Što ste više organizirani, profesionalniji će biti vaš događaj.

12. Budite neumorni u svojim naporima ili će vaš događaj propasti.  Ako ne želite biti sami na svom događanju ... tada tržište, tržište, tržište ... tržište i još malo.

13. Odredite dobre razloge za pojavljivanje ljudi.   Koji je ždrijeb za polaznike? Morate definirati što radite na događaju koji će donijeti tim ciljnim sudionicima vrata. Za potrošački proizvod to bi mogla biti zabava sa demonstracijama i besplatnim proizvodima. Za poslovnu gomilu to bi mogao biti obrazovni sadržaj ili uzbudljiv, poznati stručnjak. Bez obzira na to, nemojte gubiti vezu s zašto želite da se ova publika upetlja u njih.

14. Izrazite pismeno zašto bi vaše ciljno tržište trebalo prisustvovati - nemojte pretpostavljati da su prednosti očite.  Kada promovirate događaj, obavezno kažite ciljnom tržištu što će naučiti, koga će upoznati i zašto bi trebali biti tamo. Ne pretpostavljajte da će vaši prijatelji reći svojim prijateljima. Ako koristite zvučnike, dajte im kopiju reklame kako bi oni mogli promovirati događaj svojoj publici.

15. Naučite kako razgovarati s medijima.  Novinari su jako zauzeti i uvijek su na vrijeme. Nemaju vremena čuti prodaju. Obavijestite ih da informacije postoje i - za buduće priče - da ste stručnjak za to područje. Uključite te podatke kada pružite ruku.

16. Koristite Twitter hashtagove i Instagram hashtagove.  Twitter je sjajan za promociju događaja i za stvaranje osjećaja internetske zajednice oko događaja. Postavite jedinstveni hashtag već na početku. Prvo pretražite Twitter da biste bili sigurni da se već ne koristi. Stavite hashtag izravno na web mjesto događaja, a ako koristite gumb Tweet za dijeljenje na web mjestu, postavite hashtag pravo u pretpremijernu verziju. Kad ljudi tweetu, događaj se automatski promovira na Twitteru. Na Instagramu možete učiniti nešto slično kako bi ljudi mogli podijeliti fotografije o događaju.

17. Koristite internetske društvene predbilježbe za promociju glavnog događaja . Da biste stvorili interes za svoj događaj, pokušajte održati Google Hangout ili Twitter chat nekoliko tjedana prije glavnog događaja. Pozovite nekoliko svojih govornika da sudjeluju u mrežnom društvenom događaju. Dajte pregled onoga što dolazi na glavnom događaju. Drugim riječima, razgovarajte o tome što će govornici obuhvatiti ili istaknite aktivnosti. To generira iščekivanje.

18. Kupite reklamu na mrežama društvenih medija.    Kupnja reklama na društvenim mrežama često se previdi malim događajima. Platforme društvenog oglašavanja (Facebook, LinkedIn i Twitter prije svega) nude mogućnosti dubinskog ciljanja koje mogu značajno pomoći da dođemo do naše ciljne publike na našem zemljopisnom položaju. Dobra vijest je da nisu potrebni veliki proračuni i prodaja ulaznica se može lako mjeriti.

19. Koristite YouTube za promociju svog događaja.  YouTube je druga tražilica na svijetu nakon Googlea. Prijenos videozapisa s naših prethodnih događaja ili intervjua s našim govornicima / izvođačima izvrstan je način da uvjerite potencijalne polaznike da kliknu na kupnju. Video pruža značajne vizualne znakove čime snažno utječe na naš proces donošenja odluka. S događajima uvijek osjećamo rizik da ne znamo što će se dogoditi, video olakšava tu napetost.

20. Napravite fantastičan promotivni video s niskim proračunom . Malo kreativnosti uz poneku ploču s posterima, glazbeni isječak bez naknade i dobra video kamera sa pametnim telefonom stvorit će zabavan videozapis za pomoć u objavljivanju onoga što slijedi.

21. Uključite lokalne blogere.   Budite pametni s blogerima. Uključivanje lokalnih blogera u sudjelovanje na događaju obično je velika strategija za privlačenje publike prije, za vrijeme i nakon događaja. Blogeri obično računaju na široki doseg i obično ne slijede tradicionalna medijska pravila.

22. Koristite platforme za registraciju događaja poput Meetupa.  Koristite postojeće platforme. Ako vam je ovo prvi pokušaj pokretanja nekog događaja, a nemate vještine za promociju događaja, pogledajte Meetup.com . Osim što nudi paket za upravljanje događajima na mreži, Meetup je odličan referent za relevantnu publiku u vašem području. Sadrži i registracijske i RSVP mogućnosti upravljanja koje su posebno korisne ako niste iskusni.

23. Koristite internetsku registraciju.  Jednostavniji način zastrašivanja ljudi je putem analogne registracije (faksovi, bankovni račun ili samo na vratima). Ponudite mrežnu registraciju kako biste što prije osigurali što veći broj sudionika, što će vam pomoći u predviđanju brojeva i puštanju budžeta u uskoro.

24. Navedite popis na web lokacijama koje se bave vašom grupom.  Jednom kada znate kome želite prisustvovati, sljedeći korak je staviti se pred njih. Postoje web stranice koje su specijalizirane za popis događaja na nacionalnoj razini (npr. Meetup) i lokalno, pa započnite s tim i istražite koja su najprikladnija za popis.

25. Ponudite lokalnim partnerima poticaje za vašu promociju.  Priopćenja za medije poslana relevantnim medijima pomoći će generiranju vijesti. Također možete pogledati uključivanje medija (online i offline) kao partnera. Oni će se na vašem događaju izložiti u zamjenu za javno objavljivanje. Ako se ne žele uključiti na tu razinu, priđite im s idejom da se natječe za svoje čitatelje kako bi osvojili ulaznice.

26. Olakšajte svojim govornicima publiku svojim sljedbenicima.  Ako imate bilo kakvih stručnjaka ili govornika, potaknite ih da svoje prisustvo pozovu svojim sljedbenicima na društvenim mrežama. Ili ih zamolite da nešto pošalju svojim pretplatnicima putem e-pošte.

27. Dajte poticajima za rane ptice.  Ulaznice za rane ptice po nižoj cijeni odličan su način za rano prijavljivanje davanjem poticaja ljudima da djeluju sada, a ne da čekaju i zaborave.

Timski rad za planiranje događaja

Tim: Tko ide u pomoć?

28. odgovornosti delegat.  Bez obzira na veličinu vaše tvrtke, uvijek pokušajte prenijeti odgovornosti. Imati jednu osobu zaduženu za svaki detalj obično se ne slaže. Kad god je to moguće, neka ljudi preuzmu kontrolu nad područjima u kojima najviše uživaju. Na primjer, pustite da gastronomija u vašoj tvrtki obrađuje pojedinosti o ugostiteljstvu. Što više netko uživa u svojim odgovornostima, veća je vjerojatnost da će ih uspješno obavljati.

29. Slijedite - i ponovno slijedite.  Ček rano i često. Iako nitko ne želi biti upravljač mikrofona, pobrinite se da zaposlenici i dobavljači budu na tragu svojih dužnosti. Sve dok ljudi znaju da očekujete povremena ažuriranja, manje je vjerojatnost da će se frustrirati kada jedan ili drugi pozovete e-poštom.

30. Sponzori su kraljevski - pobrinite se da se osjećate tako.   Ako imate sponzora - odnosite se prema njima kao prema kraljevima. Oni financiraju vaš događaj i omogućuju vam da to učinite (ako je to vaš poslovni model). Prije događaja budite vrlo jasni što će dobiti kao sponzori.

31. Uvijek podcjenjujte izlaznost sponzora.  Ako mislite da možete dobiti 100 sudionika, svoj sponzorski temelje temeljite na nižoj procjeni - posebno ako je ovo vaš prvi događaj. Bolje je sponzorima pružiti ugodno iznenađenje nego razočaravajuće.

32. Pitajte ljude što misle i budite spremni na povratne informacije dobre ili loše.  Zatražite kritike. Ako ste učinili pola pristojnog posla, dobit ćete puno kudosa. Zahvalite se, ali tada tražite KRITIKU i budite spremni za to.

33. Neka kvalificiran tim društvenih medija objasni vaš događaj . Ne zaboravite tim za društvene medije. Iako nisu imperativni za svaki događaj ili industriju, sve se više događaja fokusira na iskorištavanje virusne snage svoje publike. Ako vaša publika cvrkutuje, lajkuje i objavljuje fotografije na Instagramu - trebali biste raditi isto. Trebat će vam obučen tim za izvršenje.

34. Potražite dobavljače koji služe vašoj niši i spremni su se uključiti . Najbolji dobavljači s kojima možete raditi su oni koji poznaju kulturu malih poduzeća. Potražite dobavljače koji često rade s malim poduzećima ili koji bi se uključili na veću razinu od njihove uloge.

planiranje malih poduzeća - planiranje

Dan događaja: Izvlačenje

35. Postavite očekivanja pažljivo - a zatim ispunite.  Osigurajte da publika ima VELIKO (ne dobro) iskustvo; i da im date ono što su očekivali od sudjelovanja.

36. Stav je zarazan.  Vaši gosti će velikim dijelom potaknuti vaš stav i dinamiku tijekom događaja. Vodite primjerom i dobro se provedite.

37. Neka reakcija gužve bude vaš barometar . Pročitajte publiku tijekom događaja. Pitajte ljude kako su. Ako stvari budu dobre, a ako nisu, znat ćete.

38. Uvijek se zapitajte: Kako je to relevantno za polaznike?  Obavezno nudite sadržaje koji su relevantni za više od 80% publike. Publika mora otići s opipljivim taktikama za poboljšanje poslovanja i karijere ... i mora osjetiti govornikovu energiju. Govoriti o svom poslu i onome što radite - a da pritom ne ponudite publici ono što im treba - je gubljenje vremena i novca za sve.

39. Kao voditelj ceremonije ili govornik - vježbajte.  Znate svoj posao, ali nemojte pretpostavljati da znate kako predstaviti prezentaciju. Vježbajte davati svoju prezentaciju, odgovarati na pitanja i rješavati teške i sukobljene članove publike. Što ste pripremljeniji, to vam je bolje.

40. Pogledajte najbolje . Pogledajte dio ... budite udobni, ali modni naprijed. Čak i ako ste računovođa ili odvjetnik, odaberite svoje najatraktivnije odijelo ili kravatu. Ljudi se sjećaju koliko vam je ugodno u vlastitoj koži.

Sramite se kada stvari idu po zlu na vašem događaju

Plan nepredviđenih situacija: Što učiniti kada stvari krenu pogrešno

41. Zamislite događaj, korak po korak, i napravite popis s dva stupca: što bi moglo poći po zlu u jednom stupcu, a vaš plan za slučaj nereda u drugom.  Budite spremni na neočekivano. Možda zvučni sustav ne uspije. Možda vaš glavni predavač jamči. Možete li se nositi i krenuti dalje?

42. Budi spreman pružiti ruku kako bi popunio praznine . Iako je planiranje unaprijed sjajna formula za uspjeh, nikad nije dovoljno. Uvijek se dogodi nešto neočekivano. Dakle, isplati se staviti malo dodatne masti za laktove za olakšavajuće okolnosti. Ovo se odnosi na ugostiteljske aranžmane, zahtjeve za ispis, smještaj za goste, vremenske prognoze, zabavu i još mnogo toga. 

Veliko hvala stručnjacima koji su doprinijeli gore navedenim savjetima za planiranje malih poduzeća:

- Matt Telfer, marketing menadžer za Heart Internet i bloger u Marketing Nerd   Tips 1, 24, 25, 26, 27

- Beth Silver, generalni direktor, Doubet Consulting Tips 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40

- Laura Leites, planer događaja i vlasnik, L2 Savjeti za proizvodnju događaja 3, 4, 5, 8, 13, 31

- Joy Go, voditelj internetskog marketinga i afilijacijskih programa, Savjeti za ispis 2 dana 2, 6, 28, 29, 36, 42

- Liz King, generalni direktor, glavni stručnjak za događaje, Savjeti događaja 7, 9, 33, 34 Liz Kinga

- Julius Solaris, govornik u industriji događaja i urednikSavjeta bloga Event 10, 18, 19, 21, 22, 23

- Ramon Ray, tehnološki evanđelist i urednik Small Biz Technology Tips 12, 30, 32, 35, 37, 41

- Anita Campbell, osnivačica i izvršna direktorica Savjeti 16, 17, 20 za trendove malog poduzetništva